Hace un tiempo, me han ensenado la frase “proper preparation prevents poor performance”, y me pareció la mejor manera de resumir, lo que yo considero, el mejor consejo que cualquiera pudiera recibir en el mundo de los negocios. Debes estar preparado.
El COVID-19, nos lo ha recordado de manera global la importancia de tener un Plan B, sin embargo, aquellos que vivimos en el Caribe estamos acostumbrados a tener que resolver inconvenientes causados por factores externos e incontrolables para poder operar. Si bien todas las empresas están al tanto de la necesidad de tener una alternativa para poder correr su operación, pocas realmente tienen un plan de contingencia.
Un plan de contingencia es un protocolo detallado, aprobado por la empresa, que será utilizado en caso de una emergencia donde no se pueda acceder o utilizar los sistemas de gestión necesarios para la operación. Para poder definir un plan, lo primero que se debe realizar es un BIA (Business Impact Analysis) que le permitirá al responsable entender cuales son esos sistemas tienen mayor o menor prioridad en base al impacto que causan en el negocio.
Una vez definido cuales son los sistemas críticos que debo incluir, se deben tener en cuenta las siguientes fases:
Fase 1- Activación y notificación: Cuales serán mis herramientas para tener certeza que ese plan debe ser activado, cuáles serán mis alertas y como notificare a los usuarios el procedimiento a seguir.
Fase 2- Recovery: En caso de perdida de información, donde podre encontrar la data para poder continuar con mi operación. ¿Cuento con una copia de seguridad en la nube o en otro equipo? ¿Como se sincroniza?
Fase 3- Reconstitution: Una vez que cuento con el acceso y la data, como validare que esa data sea correcta y el incidente no vuelva a ocurrir.
Es muy importante, que cada fase cuente con un responsable, y en caso de situaciones de fuerza mayor, se tenga un remplazo del responsable, junto con sus tiempos de respuesta.
La practica hace al maestro, asegúrate de realizar pilotos para asegurarte previo a que debas utilizarlo que el plan funcione y sea efectivo para todos. Siempre ten en cuenta, que es importante, validar periódicamente la conexión con tu fuente de back-up, las sorpresas son realmente malas noticias en situaciones críticas.
Si todavía no has tenido la oportunidad de trabajar en este protocolo para tu compañía, te invito a que le dediques algunas horas, te sorprenderías si midieras el impacto que esto tendría en tu compañía. Puedes descargar el siguiente template de NIST (National institute of standards and technology) para tener una buena guía y asegurarte de incluir todos los elementos necesarios!
by Maria Crivelli /Commercial Manager
